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Warum empfiehlt sich ein Backup für Salesforce?

Regelmäßige Backups von Salesforce-Daten zählt zu den unverzichtbaren Sicherheitsmaßnahmen. Für Vertriebler und Sales-Organisationen bilden sie nun einmal die wichtigste Geschäftsgrundlage. Der Verlust dieser Informationen wäre nicht zu kompensieren — kein Wunder, dass Salesforce selber dringendst zu einer externen Datensicherung anrät.

Auf der offiziellen Webseite Salesforce.com empfiehlt der US-Anbieter für Vertriebs-, Kundenservice- und Marketinglösungen „auf jeden Fall auch eine eigene Datensicherung, um bei Bedienungsfehlern darauf zurückgreifen zu können“. Und Salesforce schreibt weiter: „Auf der AppExchange gibt es zudem Tools zum einfachen Export in lokale Datenbanken oder für ein automatisiertes Backup bei einem anderen Cloud-Speicher-Dienst.“ Das Wiederherstellen von Daten ist zwar auch durch Beauftragung von Salesforce.com möglich, aber das Unternehmen sieht diese Vorgehensweise nur als letzte Option. Und dafür gibt es gute Gründe, wie Sie in diesem Blogbeitrag erfahren werden.

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Sie wollen gar nicht, dass Salesforce Ihren Account wiederherstellt

Der Hauptgrund, warum viele Anwender über ein Backup ihrer Salesforce-Daten gar nicht erst nachdenken, ist, dass die Informationen doch „in der Cloud“ sind. Es gibt die allgemeine Annahme, dass beim Einsatz eines Cloud-Dienstes der Datenschutz automatisch berücksichtigt wird. Auch wenn es natürlich einen grundlegenden Schutz gibt, so reicht dieser noch längst nicht aus, um die Vielzahl möglicher Katastrophenfälle abzudecken. Zu diesen Unglücksfällen lassen sich getrost alle Szenarien hinzuzählen, bei denen eine Wiederherstellung des Papierkorbs nicht ausreicht.

Das können ganz alltägliche Bedienungsfehler oder auch unvorhersehbare Unglücksszenarien sein. Ein denkbares Szenario ist beispielsweise, dass Standardnutzer über den Data Loader von Salesforce aus Versehen tausende Datensätze löschen, obwohl sie diese eigentlich nur aktualisieren wollten (die Aktualisierungs- und Lösch-Buttons liegen direkt nebeneinander). Ebenfalls fatal wäre es, wenn ein Mitarbeiter in betrügerischer Absicht eine große Anzahl an Inhaltsdateien durch Falschinformationen ergänzt, weil die vereinbarten Vertriebsziele im betreffenden Quartal nicht erreicht

wurden. Wenn so ein Fall eintritt, bleibt keine andere Möglichkeit, als bei Salesforce.com einen vollständigen Restore des Accounts zu beantragen.

Dieser Vorgang ist gleich aus mehreren Gründen problematisch. Zum einen rät Salesforce bei der Wiederherstellung von Datensätzen selber zu einer Überprüfung, „ob sie mithilfe einer anderen Methode gefunden werden können“. Und selbst, wenn nach der Überprüfung ermittelt wird, dass die Daten oder Datensätze gelöscht wurden, sollte bestimmt werden, „ob die Informationen für die Wiederherstellung über einen anderen Standort verfügbar sind“.

Und warum ist das so? Die Antwort wird Ihnen nicht gefallen. Es dauert 6-8 Wochen, bis der Wiederherstellungsvorgang abgeschlossen ist. Richtig gelesen — bis zu acht Wochen Wartezeit. Auch, wenn es sich auf Salesforce-Seite um einen manuell aufwendig durchzuführenden Prozess handelt, dauert das viel zu lange. Zwei Monate ohne Zugriff auf die benötigten Datensätze, geschweige denn die Arbeit mit beschädigten Dateien ist gar keine Option für ein Unternehmen. Das könnte im dynamischen Geschäftsbetrieb Millionen kosten.

Übrigens schlägt ein Daten-Restore durch Salesforce-Mitarbeiter mit sage und schreibe zehntausend Dollar zubuche. Salesforce.com berechnet einen Standardpreis von $10.000 für den Datenexport Ihres Accounts, obwohl es sich dabei noch nicht einmal um eine echte Datenwiederherstellung handelt. In Wirklichkeit erhalten Sie lediglich eine Zusammenstellung von .CSV-Dateien, die jeweils einen Datenexport eines bestimmten Salesforce-Objekts wie Leads, Kontakte etc. beinhaltet. In einem weiteren Schritt müssen Sie dann immer noch die Daten bei Salesforce über den Data Loader hochladen. Womöglich benötigen Sie für diesen zeit- und arbeitsintensiven Vorgang sogar professionelle Unterstützung, was wiederum einen zusätzlichen Kostenaufwand verursacht.

Metadaten sind dabei nicht Bestandteil des Restores. Die .CSV-Datenexporte beinhalten keine Metadaten zu Ihrem Account — weder Reports oder Listenansichten noch Seiten-Layouts werden angezeigt. Wenn Sie sich Ihre gesamten persönlichen Einstellungen vor Augen führen, können Sie erahnen, welchen Aufwand Sie bei der Datenwiederherstellung betreiben müssen.

Der Papierkorb enthält keine aktualisierten Datensätze

Viele Anwender gehen davon aus, dass sie im Unglücksfall die verlorenen Daten über den Salesforce-Papierkorb wiederherstellen können. Das wäre eine gute Möglichkeit beim Verlust kleiner Datenmengen, wenn beispielsweise einzelne Datensätze aus Versehen gelöscht wurden. Der Papierkorb beinhaltet allerdings nur gelöschte Datensätze, nicht aber

aktualisierte Inhaltsdateien. Wurden Dateien also zufällig oder mutwillig aktualisiert, dann lassen sich diese Datensätze über den Papierkorb nicht wiederherstellen.

Der Papierkorb ist kleiner als Sie annehmen

Ohnehin ist der Salesforce-Papierkorb nicht so groß wie man annehmen sollte (vor allem hinsichtlich des leistungsstarken Data Loaders und der hohen Zahl auf Knopfdruck löschbarer Dateien). Zur Berechnung der Datensätze, die im Papierkorb lagern können, müssen Sie den verfügbaren Speicherplatz in Megabyte mit 25 multiplizieren. Verfügen Sie also über 5.000 MB (5GB) Speicherplatz, lassen sich insgesamt 125.000 Dateien in Ihrem Papierkorb ablegen.

Das mag sich zunächst einmal nach viel anhören — nicht aber, wenn Sie bedenken, wieviele Inhaltsdateien in böswilliger Absicht oder aus Versehen über den Data Loader gelöscht werden können. Deshalb warnt der Data Loader auch bei der Löschung großer Datenmengen, dass nicht alle Datensätze im Papierkorb abgelegt werden. Administratoren begehen also einen schwerwiegenden Fehler, sollten sie mehr Dateien löschen als der Speicherumfang des Papierkorbs vorsieht.

Der Salesforce-Papierkorb speichert Dateien nur für 15 Tage

Leider werden Fehler oder Sicherheitsverletzungen nicht immer gleich erkannt. Aus diesem Grund sollten Daten-Backups auch möglichst lange zurückreichen. Anders bei Salesforce: Beim Löschen von Dateien werden diese in den Papierkorb verschoben, wo die Dateien 15 Tage verbleiben, bevor sie automatisch endgültig gelöscht werden. Sie können eine Datei also nur innerhalb von 15 Tagen nach dem Löschen aus dem Papierkorb wiederherstellen. Alle nicht anderweitig gesicherten Inhaltsdateien gehen unwiederbringlich verloren.

Was sind Ihnen Ihre Salesforce-Daten wert?

In den meisten Unternehmen zählen CRM-Daten zu den wertvollsten Informationen. Ohne diese Daten kann Salesforce die geschäftlichen Aktivitäten nicht unterstützen. Bei einem langfristigen Ausfall von Salesforce drohen den betroffenen Unternehmen Ausfälle in Millionenhöhe. Folgen Sie deshalb der Empfehlung von Salesforce.com und sichern die Salesforce-Inhaltsdateien an anderer Stelle.



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